Quiet Hiring: Zwei Firmen bauen Stellen ab. Nur eine hat ein Problem.

Titelbild: mit KI erzeugt (Google Gemini), gestaltet nach unserer Bildsprache.

Wir machen Employer Branding für Unternehmen. Dabei sehen wir oft dasselbe: Die Karriereseite zeigt mehr Leute, als heute im Haus arbeiten. Gelogen hat niemand. Seit das Teamfoto entstand, sind Leute gegangen, und niemand hat ihre Stellen nachbesetzt.

Dafür gibt es ein Wort: Quiet Hiring. Jemand kündigt, die Anzeige läuft aus, die Aufgaben verteilen sich auf die, die bleiben. Bei Gartner meinte der Begriff das Gegenteil: Leute weiterbilden und intern versetzen, ausdrücklich als Chance. Dasselbe Wort meint einmal Stellenabbau und einmal Weiterbildung.

Zwei Firmen, derselbe Abbau, zwei verschiedene Fälle

Firma A verliert Aufträge und baut zwei Stellen ab. Die Arbeit dieser Stellen ist ebenfalls weg. Die Übrigen haben so viel zu tun wie vorher.

Firma B verliert nur die Mitarbeiterin, die von selbst geht. Die Arbeit bleibt da und verteilt sich auf die Übrigen.

Von außen sieht beides gleich aus. Der Unterschied hängt an einer einzigen Frage: Ist die Arbeit mit der Stelle gegangen?

Der Arbeitsplatz ist noch da. Die Person nicht mehr. KI-erzeugte Illustration.

Die Zahl, die zeigt, welcher Fall häufiger ist

Das Statistische Bundesamt hat das erste Quartal 2026 durchgerechnet. 45,6 Millionen Erwerbstätige – 157.000 weniger als ein Jahr davor. Die geleistete Arbeit blieb trotzdem gleich, weil jeder mehr Stunden machte.

Weniger Menschen, gleich viel Arbeit. Firma A gibt es. Sie ist nur der seltenere Fall.

Das galt fürs erste Quartal. Im zweiten ging auch die geleistete Arbeit zurück, um 0,5 Prozent. Inzwischen fällt also öfter die Arbeit mit der Stelle weg, so wie bei Firma A. Deshalb lohnt der Blick ins eigene Haus: Welcher der beiden Fälle ist es bei euch?

Im Konzern gewollt, im Mittelstand Not

Warum eine Stelle offen bleibt, hängt an der Betriebsgröße.

Im Konzern ist es Absicht. Kienbaum befragte über 900 Unternehmen. Unter denen, die ihr Personalbudget senken wollen, geben knapp 90 Prozent an, frei werdende Stellen nicht nachzubesetzen.

Im Mittelstand ist es Mangel. Der DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 befragte fast 22.000 Unternehmen. 44 Prozent der Betriebe mit 20 bis 199 Beschäftigten finden schlicht niemanden.

Bei den Kleinsten ist es Auftragslage. Bei unter zehn Beschäftigten haben 64 Prozent derzeit gar keinen Personalbedarf.

Für die Kollegen, die die Arbeit auffangen, ist der Grund egal: Sie haben mehr zu tun. In der Stellenanzeige macht der Grund aber den Unterschied. Wer niemanden findet, darf das in der Anzeige sagen. Wer die Stelle absichtlich offen lässt, sollte in der Anzeige kein Team versprechen, das es so nicht mehr gibt.

„Aber wir haben doch jetzt KI“

Der Einwand stimmt zur Hälfte. KI macht jeden Einzelnen schneller. Eine ganze Stelle ersetzt sie nicht, das zeigen die Zahlen. Das IAB befragt jährlich rund 15.000 Betriebe: 2025 nutzte knapp jeder vierte Betrieb generative KI, neun von zehn davon mit frei zugänglichen Werkzeugen.

Wie viel Zeit das spart, hängt davon ab, wer fragt. Der Personaldienstleister Adecco meldet 113 gesparte Minuten pro Tag. Die Jobplattform Indeed kommt auf drei Stunden pro Woche oder weniger bei rund 75 Prozent der Befragten.

Der wichtigste Wert steht in der Adecco-Studie selbst: Ein Drittel nutzt die gewonnene Zeit für dieselben Tätigkeiten. Die gesparte Zeit fließt also nicht in die offene Stelle.

Woran ihr Firma B im eigenen Haus erkennt

Die Unternehmen benennen die Folge selbst. Im DIHK-Report nennen 55 Prozent die Mehrbelastung der Belegschaft als erwartete Folge des Fachkräftemangels – der zweithäufigste Punkt.

Bei den Beschäftigten lässt es sich messen. Der DGB-Index Gute Arbeit befragt jährlich über 4.000 Menschen. 29 Prozent schaffen ihre Arbeitsmenge häufig nicht in der vorgesehenen Zeit, bei hochkomplexen Tätigkeiten 42 Prozent. Von elf Kriterien der Arbeitsqualität liegt eines im Bereich schlechter Arbeit: die Arbeitsintensität, mit 49 von 100 Punkten.

Entscheidend ist die Dauer. Bei 63 Prozent der betroffenen Beschäftigten in der Privatwirtschaft hält der Personalmangel länger als ein Jahr an. Wer die Arbeit ein halbes Jahr auf andere verteilt, überbrückt eine Lücke. Wer nach einem Jahr noch nicht entschieden hat, welche Aufgaben wegfallen, hat die Anforderungen an seine Leute stillschweigend erhöht.

Dieselbe Erhebung zeigt auch etwas Beruhigendes: Die Beschäftigungssicherheit liegt bei 77 von 100 Punkten. Die Leute fürchten nicht um ihren Job. Sie kommen nur nicht hinterher.

In eigener Sache

Wir haben uns die Frage selbst gestellt. Die Antwort hat uns nicht gefallen.

Wir haben in diesem Jahr eine ausgeschriebene Stelle wieder heruntergenommen, weil die Arbeit dafür nicht da war. Und wo bei uns die passende zweite Aufgabe fehlte, konnten wir manche Wege nicht halten.

Genau hier hätte Quiet Hiring in der Gartner-Bedeutung geholfen: jemanden intern versetzen und weiterbilden. Das setzt voraus, dass es die andere Stelle gibt. In einem Haus unserer Größe gibt es dieses „woanders“ nicht immer.

Wir haben es offen gesagt. Die Stelle still offen zu lassen und die Arbeit zu verteilen, wäre bequemer gewesen – und es wäre Firma B gewesen.

Was wir seitdem im Mandat anders machen

Unsere Kunden sind Industrie- und Mittelstandsbetriebe. Fast alle gehören zu den 44 Prozent, die einstellen wollen und niemanden finden. Für sie gilt nicht „versprecht weniger“, sondern „beschreibt genauer“.

Wir fragen im Erstgespräch nach jeder offenen Stelle: seit wann, und wer macht die Arbeit gerade? Ist die Stelle länger als ein Jahr offen und sind die Aufgaben längst verteilt, hilft keine Stellenanzeige.

Dann empfehlen wir keine Kampagne, sondern einen neuen Zuschnitt der Stelle – teilen, kürzen, Aufgaben streichen. Das kostet uns einen Auftrag und ist trotzdem billiger als Bewerber, die nach vier Monaten wieder gehen.

Der Zuschnitt der Stelle ist die Entscheidung, die keine Anzeige ersetzt. KI-erzeugte Illustration.

Wir schreiben in die Anzeige, was die neue Person wirklich alles auffängt, auch die Vertretung für andere. Über 40 Studien hinweg senken realistische Tätigkeitsbeschreibungen die freiwillige Kündigungsrate. Der Effekt ist klein, aber belegt. Und er kostet nichts.

Der Satz, den wir dabei am häufigsten sagen:

Schreibt nicht, wie die Stelle gedacht war. Schreibt, wie ein normaler Dienstag darin aussieht.