Seit Februar 2025 müssen Arbeitgeber für KI-Kompetenz im Team sorgen – auch wer nur ChatGPT nutzt. Was Artikel 4 wirklich verlangt, was bei Verstößen droht und wie Sie die Pflicht umsetzen. Stand: Juli 2026.
Ihr Marketing-Team schreibt Werbetexte mit ChatGPT? Dann gilt Artikel 4 der KI-Verordnung auch für Sie. Seit dem 2. Februar 2025 – und viele Mittelständler wissen es bis heute nicht.
Dieser Leitfaden beantwortet die Fragen, die uns Unternehmer dazu am häufigsten stellen. Kurz, belegt und auf dem Stand von Juli 2026 – inklusive der Änderung, die kaum jemand auf dem Zettel hat.
Was verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung?
Der Kern in einem Satz: Unternehmen, die KI-Systeme anbieten oder betreiben, müssen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt – nach besten Kräften, angepasst an Vorwissen, Rolle und Einsatzgebiet.
Was „KI-Kompetenz" heißt, definiert die Verordnung gleich mit (Artikel 3 Nummer 56): die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein. Es geht also nicht um Programmier-Wissen. Es geht darum, dass Ihre Leute wissen, was das Werkzeug kann, wo es irrt und wann ein Mensch prüfen muss.
Wichtig für die Einordnung: Die Formulierung „nach besten Kräften" schafft eine Bemühungspflicht, keine Erfolgspflicht. Niemand verlangt perfekte KI-Experten. Verlangt wird, dass Sie sich nachweisbar kümmern.
Wen betrifft die Pflicht?
Kurze Antwort: fast jeden.
- Auch reine Anwender-Unternehmen. Die EU-Kommission stellt in ihrem offiziellen Fragenkatalog klar: Schon wer ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzt, ist Betreiber eines KI-Systems – und damit in der Pflicht.
- Auch kleine Betriebe. Die Verordnung kennt keine Größenschwelle. Die Unternehmensgröße beeinflusst nur, wie viel Aufwand verhältnismäßig ist – nicht, ob die Pflicht gilt.
- Auch Externe. Der Wortlaut erfasst „andere Personen, die im Auftrag" mit KI-Systemen arbeiten – also Freelancer und Dienstleister, soweit sie für Sie am KI-Einsatz mitwirken.
Was droht bei Verstößen – ehrlich betrachtet?
Hier trennt sich seriöse Beratung von Panikmache. Die Fakten:
Artikel 4 steht nicht im primären Bußgeldkatalog der KI-Verordnung. Die drakonischen Strafen, mit denen manche Anbieter werben, betreffen andere Pflichten – etwa verbotene Praktiken oder Hochrisiko-Systeme. Das reale Risiko liegt woanders: Kommt es zu einem Schadensfall, und lässt sich der auf fehlende Schulung zurückführen, wird es teuer. Genau diesen Fall nennt die EU-Kommission ausdrücklich. Dann greifen allgemeine Sorgfalts- und Haftungsregeln – und die Frage des Gerichts lautet: „Was haben Sie getan, um Ihre Mitarbeiter zu befähigen?"
Zur Aufsicht: Deutschland hat seine Marktüberwachung erst im Juni 2026 gesetzlich geregelt (KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz, mit der Bundesnetzagentur als zentraler Behörde). Die aktive Durchsetzung beginnt ab August 2026 – also jetzt. Wer die Pflicht bisher aufgeschoben hat, hat den bequemen Teil der Übergangszeit hinter sich.
Änderung im Juni 2026: Der EU-Digital-Omnibus hat den Wortlaut von Artikel 4 abgeschwächt – aus „sicherstellen" wird sinngemäß „unterstützen". Was das praktisch ändert, ist noch nicht abschließend geklärt; der finale Text muss nach Inkrafttreten geprüft werden. Unsere Einschätzung: Wer die Pflicht ernst genommen hat, muss nichts zurückbauen – wer auf Lücke gesetzt hat, bekommt etwas Luft, aber keinen Freifahrtschein. Das Haftungsrisiko über den Schadensfall bleibt unverändert.
Wie setzen Sie die Pflicht praktisch um?
Kein vorgeschriebenes Format, keine Mindeststunden, keine Zertifikatspflicht – die Verordnung lässt Ihnen die Wahl der Mittel. Was sich im Mittelstand bewährt:
- Bestandsaufnahme. Wo arbeitet heute schon KI im Haus – offiziell und inoffiziell? Die Schatten-Nutzung („Ich frag halt ChatGPT") ist meist größer als gedacht.
- Rollen unterscheiden. Die Verordnung verlangt sogar, nach Vorwissen und Einsatzgebiet zu differenzieren. Die Buchhaltung braucht anderes Wissen als die Kreation. Eine einfache Rollen-Kompetenz-Matrix reicht für den Anfang.
- Formate frei wählen. Schulung, E-Learning, interne KI-Richtlinie, Multiplikatoren-Modell – alles zulässig. Nur eines genügt ausdrücklich nicht: Lesematerial hinlegen und hoffen. Die EU-Kommission nennt das bloße Verweisen auf Bedienungsanleitungen unzureichend.
- Intern dokumentieren. Teilnehmerlisten und kurze Aufzeichnungen genügen – ein Zertifikat verlangt niemand. Aber im Streitfall ist die Dokumentation Ihr Beleg, dass Sie sich gekümmert haben.
- Auffrischen einplanen. KI-Werkzeuge ändern sich im Monatsrhythmus. Eine einmalige Schulung 2025 trägt nicht bis 2027.
Bestandsaufnahme und Rollen-Matrix: Die Umsetzung beginnt mit Sortieren, nicht mit Software.
Der unterschätzte Teil: Kompetenz erhalten, nicht nur aufbauen
Die meisten Ratgeber hören bei der Schulungspflicht auf. Dabei beginnt dort das eigentliche Problem: Was nützt die beste KI-Schulung, wenn die Grundfähigkeit verkümmert, die sie voraussetzt?
Der Deutsche Ethikrat hat das Risiko schon 2023 benannt: Deskilling – Kompetenzen gehen verloren, wenn KI Tätigkeiten übernimmt und Menschen sie nicht mehr üben. Die Forschung dazu ist inzwischen deutlich: Wer KI-Ergebnisse ungeprüft übernimmt, verliert schleichend genau die Urteilsfähigkeit, die Artikel 4 aufbauen will. Warum das psychologisch passiert und was es mit Vertrauen zu tun hat, haben wir in einem eigenen Beitrag aufgeschrieben: Denken auf Autopilot – was KI mit unserer Kopfarbeit macht.
Für die Praxis heißt das: Verbinden Sie die Pflicht-Schulung mit Kompetenz-Erhalt.
- Prüf-Routinen statt blindem Vertrauen: KI-Output wird abgenommen wie die Arbeit eines neuen Kollegen.
- KI-freie Übungsphasen für Kernfähigkeiten – wie Piloten, die regelmäßig von Hand fliegen.
- Aufgabenrotation, damit niemand jahrelang nur noch delegiert.
- Kalibriertes Vertrauen schulen: nicht nur, wie man die KI bedient, sondern wo sie typisch irrt.
So wird aus einer Compliance-Übung ein echter Wettbewerbsvorteil: ein Team, das KI souverän für Konzept, Idee und Gestaltung einsetzt – und trotzdem selbst denken kann.
Übung, die bleibt: KI-freie Phasen halten die Grundfähigkeiten frisch.
Wie wir es bei JANDA+ROSCHER halten: Wir kennen die Schulungspflicht nicht als Compliance-Übung, sondern als Alltag. In unserer Agentur in Regensburg arbeitet KI in fast jedem Gewerk mit – bis hin zu autonomen Agenten, die ihre Aufgaben per Ticket bekommen wie menschliche Kollegen. Kompetenz sichert bei uns keine Zertifikats-Sammlung, sondern eine gelebte Regel: Kein KI-Ergebnis geht raus, bevor ein Mensch es abgenommen hat. Der Rest ist Führungsarbeit – die Balance zwischen Automatisieren und Selberdenken, jeden Tag neu.
Häufige Fragen zur KI-Kompetenz-Pflicht
Ja – und zwar deutlicher, als viele glauben. Die Verordnung unterscheidet nicht nach Größe, Branche oder Umsatz. Entscheidend ist allein die Rolle: Wer ein KI-System beruflich nutzt, ist „Betreiber" – nicht erst, wer eines entwickelt. Das schließt frei verfügbare Werkzeuge ausdrücklich ein: Die EU-Kommission nennt in ihrem Fragenkatalog genau den Fall eines Unternehmens, dessen Beschäftigte ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen einsetzen.
Was die Größe sehr wohl beeinflusst, ist der verhältnismäßige Aufwand: Ein Fünf-Personen-Betrieb, der KI für Textentwürfe nutzt, braucht keine Schulungsabteilung – aber er braucht eine nachvollziehbare Antwort auf die Frage, woher seine Leute wissen, was das Werkzeug kann und wo es irrt. Auch Freelancer und Dienstleister, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, gehören in diese Antwort hinein – der Gesetzestext nennt sie ausdrücklich.
Formal schreibt die Verordnung keine Frequenz vor – praktisch trägt eine Einmal-Schulung nicht weit. Drei Gründe:
Erstens verlangt Artikel 4 ein „ausreichendes Maß" an Kompetenz, und dieses Maß wandert: Die Werkzeuge, ihre Fähigkeiten und ihre typischen Fehler ändern sich im Monatsrhythmus. Wer 2025 gelernt hat, welche Grenzen sein KI-Werkzeug hat, arbeitet 2027 mit einem anderen Werkzeug.
Zweitens verlangt die Verordnung, nach technischen Kenntnissen, Erfahrung und Ausbildung zu differenzieren – eine Pauschal-Schulung für alle erfüllt das nur auf dem Papier. Bewährt hat sich eine einfache Staffelung: Grundlagen für alle, vertieftes Wissen für Viel-Nutzer, Verantwortungs-Wissen für Führungskräfte, die KI-Einsatz freigeben.
Drittens zählt im Ernstfall der Nachweis gelebter Praxis: Ein Schulungszyklus mit Auffrischung (etwa jährlich plus bei Einführung neuer Werkzeuge) belegt Kümmern – ein einzelnes Zertifikat von 2025 belegt Vergangenheit.
Nein. Die EU-Kommission ist hier erfreulich klar: Kein Zertifikat nötig, interne Aufzeichnungen genügen. Interne Schulungen, E-Learning, eine gelebte KI-Richtlinie oder ein Multiplikatoren-Modell (eine Person pro Team wird tief geschult und gibt weiter) sind gleichwertig zulässig. Nur eines reicht ausdrücklich nicht: Lesematerial oder Bedienungsanleitungen bereitzustellen und auf Selbststudium zu hoffen.
Ein belastbarer interner Nachweis ist unspektakulär: Wer wurde wann zu welchen Inhalten geschult, in welcher Rolle – eine gepflegte Liste genügt.
Und ein Wort zur Vorsicht: Einige Anbieter vermarkten „AI-Act-Pflichtschulungen mit Zertifikat" unter Verweis auf drakonische Bußgelder. Artikel 4 steht nicht im primären Bußgeldkatalog der Verordnung. Wer Ihnen das Gegenteil erzählt, verkauft mit der Angst.
Ja – genau dieser Fall steht sinngemäß im Fragenkatalog der EU-Kommission. Berufliche Nutzung unter Ihrer Verantwortung macht Sie zum Betreiber, auch bei kostenlosen Werkzeugen.
Was Ihre Text-Nutzer konkret können sollten: die typischen Fehlerarten kennen (erfundene Fakten, erfundene Quellen, veralteter Wissensstand), Datenschutz-Grenzen beachten (keine Kunden- oder Personaldaten in öffentliche KI-Werkzeuge), und eine Prüf-Routine leben – KI-Text ist Entwurf, kein Endprodukt.
Der häufigste Fehler ist übrigens nicht die Nutzung, sondern das Wegsehen: In den meisten Unternehmen läuft längst inoffizielle KI-Nutzung („Schatten-KI"). Ein Verbot verschiebt sie nur ins Private-Handy. Die bessere Antwort ist ein offener Rahmen: erlaubte Werkzeuge, klare Grenzen, geschulte Nutzer.
Deutschland hat sich Zeit gelassen: Die EU-Frist zur Benennung der Aufsichtsbehörden (August 2025) verstrich zunächst; erst im Juni 2026 hat der Bundestag das Durchführungsgesetz (KI-MIG) beschlossen und die Bundesnetzagentur als zentrale Marktüberwachung eingesetzt. Die aktive Aufsicht beginnt ab August 2026 – die bequeme Übergangszeit ist also gerade vorbei.
Wichtiger als die Behörde ist aber der zivilrechtliche Hebel, und der galt schon vorher: Kommt es zu einem Schaden – eine erfundene Zahl im Kundenangebot, ein Datenschutzverstoß, eine diskriminierende Auswahl – und lässt sich zeigen, dass die handelnde Person nie befähigt wurde, steht die Frage der Organisationspflicht im Raum. Diese Haftung braucht keinen Bußgeldkatalog.
Der EU-Digital-Omnibus (politische Einigung Mai 2026, Ratsbeschluss Juni 2026) schwächt den Wortlaut von Artikel 4 ab: aus „sicherstellen" wird sinngemäß „unterstützen". Der finale Text stand bei Redaktionsschluss (Juli 2026) noch aus.
Unsere Lesart: Für Unternehmen, die die Pflicht ernst genommen haben, ändert sich praktisch nichts – aufgebaute Schulungsprogramme und Dokumentation bleiben sinnvoll und schützen weiter. Wer auf Lücke gesetzt hat, bekommt etwas rechtliche Luft, aber keinen Freifahrtschein: Die Haftung über den Schadensfall (siehe vorige Frage) hängt nicht am Wortlaut von Artikel 4, sondern an allgemeinen Sorgfaltspflichten – und die kennen kein Omnibus-Update.
Dieser Beitrag fasst den Stand Juli 2026 zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Quellen: Verordnungstext Artikel 4 · EU-Kommissions-FAQ zur KI-Kompetenz (Zusammenfassung Otto Schmidt) · Q&A Härting Rechtsanwälte · Haufe Arbeitsrecht · Fraunhofer IAO zu Deskilling
